Fall: Newsec SE

Smidig nyckelhantering 
med molnstjänsten LokiTime

Är det många som kommer och går i din fastighet? Då kan det vara svårt att hålla koll på vem som har tillgång till fastigheten och vilka nycklar som är i omlopp – för att inte tala om nyckelkvittenserna och all annan viktig dokumentation. Låter det bekant?

NYCKELHANTERING är en tidskrävande och svår uppgift som till och med kan vara en stor utmaning för många företag. Blir det för rörigt ökar också risken att nycklar saknas eller tappas bort. I slutändan kan det leda till kostsamma lösningar på problem som hade kunnat undvikas.

LokiTime hjälper dig med nyckelhanteringen

Innan företag byter till LokiTime använder de sig ofta av olika typer av handskrivna eller digitala listor för att få ordning och reda på nyckelhanteringen. Ett av de företagen som tidigare arbetade med just listor är Newsec som erbjuder förvaltnings- och rådgivningstjänster inom fastighetsbranschen. Personalen fick fylla i sina telefonnummer och skriva under för hand. Det gjorde att det blev svårt att få en överblick och snabbt se vem som hade lånat en viss nyckel. Det ledde i sin tur till att det tog onödigt lång tid att få tillbaka nycklarna när det var dags att samla in dem igen.

LokiTime hjälper företag som Newsec med nyckelhanteringen i form av en lättanvänd molntjänst. Med LokiTime Key Control kan fastighetsägare, tjänsteleverantörer och hyresgäster enkelt hantera och hålla koll på alla sorts nycklar i fastigheten. I LokiTime samlas, hanteras och uppdateras all information på en och samma plats – i realtid. Det går att lägga till och ta bort ett obegränsat antal fastigheter, nycklar och användare. Allt sker papperslöst, med digitala underskrifter och när allt är klart får man nyckelkvittensen som pdf. Informationen sparas i loggen, vilket bidrar till ökad säkerhet och gör det lätt att följa och kontrollera nycklarna.

“Före LokiTime var det svårt när det var dags att se vem som hade lånat en viss nyckel och kräva in den igen.” -Michael Samuelsson, driftchef på Newsec Property Asset Management SE, Stockholm

LokiTime har samarbetat med både svenska och finska Newsec för att hitta en bra lösning för just deras nyckelhantering. Det är tack vare det givande samarbetet som Newsec bestämde sig för att byta från sin dåvarande nyckelhantering till LokiTimes molntjänst. Michael Samuelsson, driftchef på Newsec i Stockholm, fick jobbet att implementera systemet någonstans i Sverige. Fokus har hittills legat på Stockholmsområdet, där Newsec bland annat har fått användning av LokiTime i köpcentret Skärholmen centrum (SKHLM) och i shopping- och nöjescentret Heron City.

“Vi ser proffsigare ut”

Många upplever att det går snabbare och enklare att hålla ordning på alla nycklar och taggar med LokiTime. Det finns dock fler faktorer som bidrar till kundernas positiva omdömen. När Michael Samuelsson fick frågan om vilka fördelar LokiTime har medfört Newsec, blev listan lång.

– Vi kan nu bevisa att vi har koll på nycklarna som vi skall ha enligt avtal, vi ser proffsigare ut, speciellt när vi får frågor över bordet, menar Michael Samuelsson.

En annan fördel som han tar upp har med säkerhetsaspekten att göra. LokiTime säkerställer att nyckelhanteringen enkelt kan överlämnas från en kollega till en annan, till exempel när någon är sjukskriven eller byter arbete.

– LokiTime gör det mindre känsligt för störningar såsom personalbyten, då det oftast bara är en person som håller koll på listor och personer när det sker analogt, berättar Michael Samuelsson.

LokiTime – mer än bara nyckelhantering

Med LokiTime går det inte bara att hantera nycklar av olika slag, såsom klassiska nycklar, nyckelkort och nyckeltaggar, utan systemet går även lika bra att använda med andra typer av låneföremål, som till exempel verktyg.

Michael Samuelsson tycker att nyckelhanteringen har fungerat bra under hela processen och lovordar både LokiTime och företagets försäljningschef, Jan Jernmark.

– Jan och gänget på LokiTime har varit lyhörda, samarbetsvilliga och väldigt service minded. Jag brukar alltid rekommendera deras tjänst för mina kunder när de söker en smart och effektiv lösning.

LokiTime användes i Mall of Tripla från dag ett

Finlands och Nordens största köpcentrum, Mall of Tripla, slog upp sina portar i Böle, Helsingfors, hösten 2019. Det stora köpcentret har plats för ett stort antal hyresgäster och andra intressenter. Redan från början stod det klart att det behövdes ett funktionellt, elektroniskt system för att säkerställa en smidig och säker nyckelhantering. LokiTime Key Control valdes tidigt till Mall of Triplas nyckelhanteringssystem. Sakari Meriläinen, fastighetschef på Mall of Tripla, berättar att LokiTime introducerades redan under byggfasen av köpcentret. Under det första verksamhetsåret användes molntjänsten över 10 000 gånger i Mall of Tripla, något som effektiviserade nyckelhanteringen avsevärt och dessutom förbättrade säkerheten i fastigheten.

“Med programvaran har det varit möjligt att fördela förvaltarnas resurser till övervaktning istället för nyckelhantering.” -Sakari Meriläinen, fastighetschef Mall of Tripla, Helsingfors

Tidssparande lösning – bra för både miljön, säkerheten och plånboken

LokiTime sparar alltså inte bara tid och pengar, utan är också bra för miljön. Det praktiska papperslösa verktyget har också lett till påtagliga besparingar i arbetstid och ökad säkerhet, något som Sakari Meriläinen i Tripla kan intyga:

– Med programvaran har det varit möjligt att fördela förvaltarnas resurser till övervakning istället för nyckelhantering, och till exempel har obehöriga åtkomstsituationer effektivt förhindrats, säger Sakari Meriläinen.

Anpassningsbar molntjänst

Oavsett vilken typ av fastighet, nycklar eller företagsverksamhet det rör sig om – LokiTime går att anpassa efter den enskilda användarens ändamål. Molntjänsten riktar sig till både små och stora företag som är ute efter en smart, effektiv och säker lösning för sin nyckelhantering. Med LokiTime kan du som arbetar med fastighetsförvaltning, underhåll och säkerhet göra både ditt och andras jobb enklare. Tjänsten går att använda var man än befinner sig, i mobilen eller på surfplattan och för att hantera dina nycklar eller andra lånade föremål. Det är mjukvaruföretaget, Software House Sowellus Oy som är specialiserat inom säkerhetsindustrin, som har utvecklat och marknadsfört molntjänsten LokiTime.