Avainten luovutukset on aina hyvä dokumentoida selkeästi, jotta vältytään avainten katoamiselta tai epäselviltä tilanteilta esimerkiksi liittyen avainten lukumäärään tai avainten käyttäjiin. Oli kyseessä sitten vuokra-asunnon avaimet, toimiston avaimet, kulkuluvat, parkkiluvat tai mitkä tahansa lainattavat asiat tai avaimet, luovutussopimus on aina hyvä olla olemassa.

Kun käytät LokiTimea, luovutussopimus tehdään aina sähköisenä LokiTimen järjestelmään luovutuksen yhteydessä. Avainten luovutukseen tehtävässä lomakkeessa on hyvä aina olla ainakin seuraavat asiat:

1. Avaimen tai esineen nimi ja sarjanumero tai RFID-tägin tunnistesarja. Nimi voi olla esimerkiksi osoite tai avaimen käyttötarkoitus.

2. Tieto mihin kohteeseen avain kuuluu.
3. Lainaajan ja vastaanottajan nimi ja yhteystiedot.

4. Sopimusehdot: palautuspäivä, luovutuspäivä, käyttötarkoitus, selkeät tiedot siitä, kenellä on vastuu jos avain esimerkiksi katoaa. 

Jos lainaat avaimia manuaalisesti, pidä siis huolta, että luovutuslomakkeestasi löytyy ainakin edellä mainitut asiat.

Mikäli sinulla on käytössäsi digitaalinen avainhallinnan työkalu, kuten LokiTime, jossa luovutussopimukset luodaan automaattisesti, ei sinun tarvitse huolehtia siitä, onko lomakkeessa kaikki vaadittavat tiedot. LokiTime on suunniteltu tätä tarkoitusta varten, ja kuittaukselle voidaan määritellä kattavat sopimusehdot asiakkaan tarpeen mukaan. 


Onko sinulla käytössäsi jo digitaalinen avainhallinan järjestelmä? Tutustu LokiTimeen ja löydä itsellesi sopiva käyttöpaketti. 

Mikä on LokiTime?

LokiTime on digitaalisen avainhallinnan työkalu, jolla helpotat organisaatiosi avainhallintaa, ja teet siitä turvallista ja selkeää. LokiTimen avulla sinulla on aina ajantasainen avaintieto, ja virhekirjausten ja hukkuneiden avainten osuus vähenee, kun kaikki avainten luovutukset ja kirjaukset tehdään sähköisesti LokiTimen avulla. LokiTime on luovutustyökalu, jonka avulla hoidat myös parkkiluvat, kulkutunnisteet ja muut organisaatiosi lainattavat asiat.

Unohda siis epämääräiset paperikirjaukset tai hankalat Excel-dokumentit, ja siirry avainhallinnassasi kokonaan digitaaliseen aikaan. LokiTimella hallitset avaimia, kulkutunnisteita ja työvälineitä 100% digitaalisesti. Ei enää virhekirjauksia, tietojen katoamista tai reklamaatioita. LokiTimessa kaikista avainluovutuksista muodostuu sähköinen sopimus, joten epäselvissä tilanteissa, kuten avainten katoamisen yhteydessä, voit aina tarkistaa, mitä on sovittu ja kenellä on vastuu. 
LokiTime on suomalainen ohjelmisto, jolla on yli 270 asiakkuutta yli 20 toimialalta Suomessa, Ruotsissa ja muissa Pohjoismaissa. LokiTime on räätälöitävissä kaikenkokoisten organisaatioiden käyttöön, ja sen hinta on alkaen 49€/kk. Käyttöönotto on helppoa.

Haluatko parantaa avainhallintaasi ja hypätä 100% digitaaliseen avainhallintaan? Varaa esittely.