Avainten, kulkutunnisteiden, parkkilupien ja muiden lainattavien esineiden luovutuksesta on aina hyvä tehdä luovutussopimus, jotta voidaan varmistua, että avaimia käytetään sopimuksen mukaisesti ja ne palautuvat käytön jälkeen takaisin luovuttajalle. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä hyvä avainten luovutussopimus pitää sisällään ja missä tapauksissa se on hyvä tehdä.
Avainten luovutussopimus — muistilista
- Tee luovusussopimus lähtökohtaisesti aina, kun lainaat tai luovutat omaisuutta. Helpoiten tämä onnistuu, jos sinulla on käytössäsi digitaalinen avainten luovutustyökalu, kuten LokiTime. LokiTimessa avainten luovutuskuittauksen yhteydessä muodostetaan automaattisesti sopimus, johon voit laatia sopivat sopimusehdot.
- Sopimuksessa tulisi mainita avaimen nimi tai tunnistetieto, ja sarjanumero tai RFID-tägin tunnistesarja.
- Sopimuksessa tulisi olla lainaajan ja vastaanottajan nimi ja yhteystiedot.
- Sopimuksessa tulisi myös määritellä sopimusehdot: palautuspäivä, luovutuspäivä, käyttötarkoitus, selkeät tiedot siitä, kenellä on vastuu jos avain esimerkiksi katoaa.
- Tallenna tai säilö sopimus paikkaan, josta se on helposti saatavilla ja löydettävissä tarpeen tullen. MIkäli sopimukset ovat paperisessa muodossa, on hyvä myös ottaa niistä digitaalinen kopio, mikäli paperi häviää tai haalistuu. Digitaalisella avainhallinnan ohjelmistolla sopimukset voi säilöä suoraan digitaalisessa muodossa. LokiTimella sopimukset säilyvät automaattisesti LokiTimessa, ja löydät ne aina helposti omasta LokiTime -sovelluksestasi tai verkkopalvelustamme.
Tämän muistilistan avulla pidät avaimistasi, kulkutunnisteistasi ja muista lainattavaista esineistäsi huolta ja varmistut, että luovutussopimukset on asianmukaisesti laadittu ja säilötty.
Mikä on LokiTime?
LokiTime on digitaalisen avainhallinnan työkalu, jolla helpotat organisaatiosi avainhallintaa, ja teet siitä turvallista ja selkeää. LokiTimen avulla sinulla on aina ajantasainen avaintieto, ja virhekirjausten ja hukkuneiden avainten osuus vähenee, kun kaikki avainten luovutukset ja kirjaukset tehdään sähköisesti LokiTimen avulla. LokiTime on luovutustyökalu, jonka avulla hoidat myös parkkiluvat, kulkutunnisteet ja muut organisaatiosi lainattavat asiat.
Unohda siis epämääräiset paperikirjaukset tai hankalat Excel-dokumentit, ja siirry avainhallinnassasi kokonaan digitaaliseen aikaan. LokiTimella hallitset avaimia, kulkutunnisteita ja työvälineitä 100% digitaalisesti. Ei enää virhekirjauksia, tietojen katoamista tai reklamaatioita. LokiTimessa kaikista avainluovutuksista muodostuu sähköinen sopimus, joten epäselvissä tilanteissa, kuten avainten katoamisen yhteydessä, voit aina tarkistaa, mitä on sovittu ja kenellä on vastuu.
LokiTime on suomalainen ohjelmisto, jolla on yli 270 asiakkuutta yli 20 toimialalta Suomessa, Ruotsissa ja muissa Pohjoismaissa. LokiTime on räätälöitävissä kaikenkokoisten organisaatioiden käyttöön, ja sen hinta on alkaen 49€/kk. Käyttöönotto on helppoa.
Haluatko parantaa avainhallintaasi ja hypätä 100% digitaaliseen avainhallintaan? Varaa esittely.