Case Coor

LokiTime tuo järjestyksen tuhansien kohteiden avainhallintaan

Pohjoismaiden johtava kiinteistöpalveluyritys Coor siirtyi Suomessa hajanaisista paperikäytännöistä valtakunnallisesti käyttöönotettuun digitaaliseen avainhallintaan ja sai samalla reaaliaikaisen näkyvyyden, selkeämmät vastuut ja vahvistetun riskienhallinnan.

Hajanainen käytäntö altisti riskeille

Coor on yksi Pohjoismaiden johtavista kiinteistöpalveluyrityksistä, joka tarjoaa siivous-, kiinteistöhuolto-, aula- ja toimistopalveluita sekä yksityisen että julkisen sektorin asiakkaille. Suomessa Coorilla työskentelee yli tuhat ammattilaista, ja palvelutoiminta ulottuu lukuisiin kohteisiin ympäri maan. LokiTime on otettu käyttöön Coorin Suomen toiminnoissa valtakunnallisesti, sillä tässä laajuudessa avainten hallinta ei ole pieni yksityiskohta, vaan kriittinen osa päivittäistä palvelutoimintaa ja riskienhallintaa. Ennen käyttöönottoa avainhallinta perustui kuitenkin pitkälti manuaalisiin käytäntöihin, jotka vaihtelivat kohteesta ja kustannuspaikasta riippuen, eikä käytössä ollut yhtenäistä, ajantasaista järjestelmää.

Avainten luovutukset ja palautukset hoidettiin pääosin paperilomakkeilla, joiden säilytys ja arkistointi vaihtelivat paikasta toiseen. Tieto siitä, kenellä avain kulloinkin oli tai oliko se ylipäätään palautettu, ei ollut helposti tai luotettavasti todennettavissa. Luovutustilanteisiin liittyvä dokumentaatio saattoi olla puutteellista, hajallaan tai käytännössä saavuttamattomissa jälkikäteen. Tilanne korostui erityisesti henkilöstömuutoksissa, sijaisuuksissa ja kiiretilanteissa, eli juuri silloin, kun ajantasaista tietoa olisi tarvittu eniten. Vastuut avaimista eivät aina olleet yksiselitteisesti osoitettavissa, mikä altisti Coorin avainvahingoille, vastuukiistoille ja taloudellisille riskeille.

Systemaattinen valintaprosessi johti oikeaan ratkaisuun

Digitaalisen avainhallintaratkaisun tarve oli selvä, mutta Coorilla ei lähdetty liikkeelle valmiista järjestelmävaatimuksesta. Sen sijaan kartoitettiin ensin markkinaa, käytiin läpi vaihtoehtoja demojen ja keskustelujen avulla ja vasta sitten määriteltiin Coorin toimintaan sopivat vaatimukset. Tämän jälkeen edettiin pilotointiin. Valintaprosessissa korostui erityisesti tarve ratkaisulle, joka sopii laajaan ja liikkuvaan palvelutoimintaan useissa kohteissa ja sopimuksissa ilman riippuvuutta tietystä laite- tai kaappivalmistajasta. Järjestelmän tuli olla helppokäyttöinen kentällä, tarjota keskitetty näkyvyys avaimiin ja soveltua kiinteistönhoito- ja siivouspalveluiden arkeen.

LokiTime erottui vertailussa edukseen usealla ratkaisevalla tekijällä. Järjestelmä oli suunniteltu nimenomaan monikohdeympäristöön ja palveluyrityksen tarpeisiin, ei yksittäisen kiinteistön tai tietyn avainkaappivalmistajan ympärille. Selkeä ja intuitiivinen käyttöliittymä tuki kenttäkäyttöä, mobiilissa toimivat avainkuittaukset sähköisine allekirjoituksineen olivat käytännöllisiä, ja järjestelmä tarjosi myös laajemman toiminnallisuuden, kuten avainten niputuksen ja RFID-tagien hyödyntämisen. Lisäksi LokiTimen tietoturva-arkkitehtuuri, selkeät referenssit sekä kustannustehokas ja skaalautuva hinnoittelumalli vastasivat Coorin vaatimuksia IT- ja riskienhallinnan näkökulmista. Muissa vaihtoehdoissa tunnistettiin joko puutteita käytettävyydessä, laitekohtaisia riippuvuuksia tai epäselvyyksiä kehityspolun suhteen.

”Keskeinen hyöty on ajantasainen näkyvyys avaimiin. Avainten sijainti, haltija ja luovutushistoria ovat nyt helposti ja luotettavasti tarkastettavissa yhdestä järjestelmästä.”
– Anni Toikka, Kehitys- ja hankintajohtaja / Coor Suomi

Vaiheistus teki käyttöönotosta hallitun muutoksen

Käyttöönotto toteutettiin harkitusti ja vaiheistettuna. Ensin pilotoitiin rajatulla alueella, mikä mahdollisti ratkaisun testaamisen aidossa arjessa ja toimintamallien hiomisen ennen laajempaa käyttöönottoa. Tämä lähestymistapa vähensi riskejä ja helpotti muutoksen viemistä käytäntöön organisaatiossa, jonka kohteiden lähtötilanteet poikkesivat toisistaan. LokiTimen toimittajatuki oli käyttöönoton onnistumisessa merkittävässä roolissa: avainten dokumentoinnissa autettiin konkreettisesti, avaintietojen massavienti järjestelmään sujui tuetun prosessin kautta ja käytännön kysymyksiin saatiin nopeat vastaukset.

Laajennusta tehtiin vaiheittain kustannuspaikka ja palvelualue kerrallaan, jolloin erilaiset lähtötilanteet pystyttiin huomioimaan realistisesti. Käytännönläheinen koulutus ja selkeä käyttöliittymä helpottivat uuden toimintamallin omaksumista erityisesti kenttähenkilöstön keskuudessa. Laajan käyttöönottoprojektin tavoin myös tässä hankkeessa toimintamallien vakiinnuttaminen vaati aikaa ja paikoin säätöä. Kyse ei kuitenkaan ollut järjestelmän puutteista, vaan avainhallinnan kehittämiseen väistämättä liittyvästä muutosjohtamisesta.

Reaaliaikainen näkyvyys muutti avainhallinnan luonteen

LokiTime on muuttanut Coorin avainhallinnasta systemaattisen prosessin sen sijaan, että se olisi satunnaista ja tilannesidonnaista tekemistä. Avainten sijainti, haltija ja luovutushistoria ovat nyt tarkistettavissa yhdestä järjestelmästä reaaliaikaisesti, mikä on nopeuttanut selvityksiä ja poistanut turhaa tiedonhakua useista eri lähteistä. Manuaaliset paperilomakkeet ovat jääneet historiaan: luovutukset ja palautukset kirjautuvat järjestelmään sähköisesti, ja kuittaukset hoituvat mobiilisti suoraan kentältä. Tämä on parantanut dokumentoinnin laatua, vähentänyt virheiden riskiä ja säästänyt aikaa päivittäisessä työssä.

Erityisen merkittävä muutos on tapahtunut riskienhallinnan tasolla. Selkeä ja jäljitettävä dokumentaatio tukee vastuiden osoittamista tilanteissa, joissa avainten kohtalo on aiemmin saattanut jäädä epäselväksi. Avainvahingot, joista voi seurata merkittäviä taloudellisia kustannuksia ja mainehaittaa, ovat nyt paremmin ehkäistävissä. Käyttäjäkokemukset kentältä ovat olleet positiivisia: järjestelmä koetaan helppokäyttöiseksi, joskin se edellyttää käyttäjiltään aktiivisuutta ja sitoutumista toimintamalliin. Yhteistyö LokiTimen kanssa on koko prosessin ajan sujunut erinomaisesti.

Ammattimaisempaa toimintaa koko organisaatiossa

Coor suosittelee LokiTimea erityisesti vastaavanlaisille kiinteistöhuollon ja -palveluiden yrityksille, joiden toiminta on laajaa, liikkuvaa ja monikohteista. LokiTime on osoittautunut toimivaksi ratkaisuksi, joka on lunastanut sille asetetut odotukset: avainhallinta on nyt selkeästi hallitumpaa, läpinäkyvämpää ja paremmin dokumentoitua kuin aiemmin. Digitaalinen ratkaisu on nostanut avainhallinnan ammattimaisen toiminnan tasolle, joka vastaa Coorin laajuutta ja sen toiminnalle asettamia vaatimuksia. Seuraavana tavoitteena on jatkaa järjestelmän käytön syventämistä osana kokonaisvaltaista toiminnan kehittämistä.

Koko Coorin kokoisessa organisaatiossa tämä tarkoittaa konkreettisesti sitä, että yli tuhat ammattilaista toimii nyt yhtenäisemmän ja luotettavamman avainhallinnan varassa. Johto, esihenkilöt ja kentän tekijät voivat kaikki luottaa siihen, että tieto on ajantasaista, jäljitettävää ja löydettävissä yhdestä paikasta.