Case Okmetic Oy

Paperista pilvipalveluun – Okmetic digitalisoi avainhallintansa LokiTimella

Suomalainen puolijohdealan edelläkävijä Okmetic Oy digitalisoi avainhallintansa osana turvallisuuden ja tilanhallinnan kehitystyötä. Päätös siirtyä LokiTime-järjestelmään syntyi tarpeesta tehostaa avainten ja kulkutunnisteiden hallintaa, vapauttaa henkilöstön aikaa rutiineista ydinliiketoiminnan tueksi – ja vastata uuden F2-tehdasrakennuksen myötä kaksinkertaistuneeseen avainmäärään.

Digitaalinen muutos toi selkeyttä ja tehokkuutta avainhallintaan

Okmetic Oy:n Turvallisuusinsinööri Jan-Michael Mattila kertoo, että ennen uudistusta avainluovutukset hoidettiin täysin manuaalisesti. “Aiemmin kaikki perustui paperisiin kaavakkeisiin. Tietojen päivittäminen oli hankalaa, eikä meillä ollut reaaliaikaista kokonaiskuvaa siitä, missä avaimet tai kulkukortit liikkuivat,” hän kuvailee.

Tilanne oli erityisen haasteellinen urakoitsijoiden kanssa, joille luovutettujen avainten ja kulkukorttien hallinta vaati jatkuvaa tarkistamista. “Jos joku ei palauttanut avainta sovitusti, se huomattiin usein vasta pitkän ajan kuluttua,” Mattila lisää.

Luonteva valinta – kotimainen järjestelmä ja tuttu käyttöliittymä

Kun päätös digitalisoida avainhallinta tehtiin, LokiTime oli Mattilalle ennestään tuttu ratkaisu. Hänellä oli hyviä kokemuksia sen käytöstä edellisestä työpaikasta, mikä vahvisti valintaa. “Tiesin jo etukäteen, että järjestelmä toimii ja on käyttäjäystävällinen. Lisäksi kotimaisuus oli meille tärkeä valintaperuste,” Mattila kertoo.

LokiTimen vahvuudeksi osoittautui erityisesti sen selkeä käyttöliittymä, joka soveltuu hyvin organisaatioihin, joissa käyttäjiä on paljon ja avainhallinta ulottuu useiden yksiköiden ja kumppanien välille.

Käyttöönotto sujui Mattilan mukaan poikkeuksellisen vaivattomasti. “Tiedot saatiin siirrettyä massana uuteen järjestelmään, ja käyttöönotto eteni todella jouhevasti. Käyttöönottotiimi antoi tarvittavan tuen, mutta kaikki meni niin sujuvasti, ettei apua juurikaan tarvittu,” hän kiittelee.

“Tiedot saatiin siirrettyä massana uuteen järjestelmään, ja käyttöönotto eteni todella jouhevasti.” – Jan-Michael Mattila, Turvallisuusinsinööri / Okmetic Oy

Arjen hallinta ja aulapalvelun rooli

Nykyään Okmetic hoitaa koko avainhallintansa sekä urakoitsijoiden kulkukorttien hallinnan LokiTimen kautta. Myös aulapalvelu hyödyntää järjestelmää päivittäin, sillä avaimet ja kulkukortit luovutetaan ja palautetaan aina aulan kautta. “Käytännössä kaikki avainliikenne kulkee nyt LokiTimen kautta. Näemme reaaliajassa, kenellä avaimet ovat, ja kaikki kuittaukset tallentuvat automaattisesti. Se tekee työstä paljon hallitumpaa ja nopeampaa,” Mattila kuvailee.

Käyttäjien palaute on ollut pelkästään positiivista. Avainten luovuttaminen ja palauttaminen on helppoa, ja kuittaukset padin kautta sujuvat nopeasti. “Asiakaspalvelu on nyt nykyaikaisempaa ja avainhallinta on aina ajan tasalla. Järjestelmä myös muistuttaa unohtuneista palautuksista, mikä säästää paljon vaivaa,” Mattila kertoo tyytyväisenä.

Toimiva yhteistyö ja suositus muille yrityksille

Yhteistyö LokiTimen kanssa on ollut sujuvaa alusta alkaen. Käyttöönoton jälkeen järjestelmä on toiminut moitteettomasti ilman ongelmia tai lisätuen tarvetta. “Käyttö on sujunut mainiosti, eikä järjestelmän kanssa ole ollut minkäänlaisia haasteita,” Mattila toteaa.

Okmeticin kokemusten perusteella LokiTime on erinomainen ratkaisu yrityksille, joissa avaimia ja kulkutunnisteita on paljon eri yksiköissä ja työntekijöiden tai urakoitsijoiden hallussa. “Suosittelen LokiTimea kaikille keskisuurille ja suurille yrityksille, jotka haluavat varmuutta ja hallittavuutta avainprosesseihinsa,” Mattila tiivistää.