Kirjaudu Case Espoon Kirjastot
Sähköinen avainhallinta helpottaa Espoon kirjastojen arkea
17 kirjastoa, 250 työntekijää ja yli 1 000 avainta – LokiTime on tehnyt Espoon kirjastojen avainhallinnasta helppoa ja tehokasta.
Espoon kirjastoilla yhdellä työntekijällä on useita työpisteitä, minkä vuoksi avaimia tarvitaan paljon. Tämän lisäksi avaimia tarvitaan tuuraajille lainattavaksi sekä yhteisiin tiloihin. Kaiken kaikkiaan avaimia ja kulkutunnisteita onkin yli 1 000 kappaletta, jotka ovat kaikki kirjattuna LokiTimen avainhallintajärjestelmään.
Espoon kirjastojen avainhallinta kaipasi selkeitä toimintatapoja ja yhteistä järjestelmää
Ennen LokiTimea avainten hallinta toteutui joka toimipisteessä hieman eri tavoin. Usein turvauduttiin paperikirjauksiin ja taulukkoihin, jotka jäivät helposti päivittämättä. Tarvittiin siis jonkinlainen yhteinen avainrekisteri, jonka tiedot pysyvät ajan tasalla. LokiTime osoittautui oikein toimivaksi ratkaisuksi ongelmaan, ja nyt järjestelmästä löytyy kaikki avaimet aina keittiön ruokakomeroista pukuhuoneisiin.
”Avaimen luovutus on tehtävä LokiTime-sovelluksen kautta, jolloin kaikki noudot ja palautukset merkitään varmasti ylös kaikille yhteiseen järjestelmään.” – Anssi Sajama, Kirjastopalvelupäällikkö / Espoon kirjastot
LokiTime helpottaa avainten seurantaa
Avainhallinnan vaihtaminen sähköiseen muotoon tuli siis hyvin tarpeeseen. LokiTimen käyttöönoton myötä Espoon kirjastoilla avainhallinta on saatu kokonaisvaltaisesti haltuun ja selkeytettyä. Suurin hyöty on tullut kaikkien toimipisteiden käytössä olevasta järjestelmästä ja yhtenäisistä toimitavoista.
“LokiTime helpottaa avainten seurantaa ja ehdottomasti on auttanut hallintaa. Suurin etu on siinä, että avaimen luovutus on tehtävä LokiTime-sovelluksen kautta, jolloin kaikki noudot ja palautukset merkitään varmasti ylös kaikille yhteiseen järjestelmään”, sanoo Anssi Sajama Espoon kirjastoilta.
Avainhallintajärjestelmä saa kehuja käyttäjiltään
Kirjastojen työntekijöiltä LokiTime saa paljon positiivista palautetta: “On sanottu, että LokiTime on hyvin yksinkertainen, selkeä, helppokäyttöinen ja varmatoiminen. Ei ole syytä, miksi järjestelmän käyttö ei onnistuisi”, kertoo Sajama.
Espoon kirjastoilla ollaan myös erittäin tyytyväisiä yhteistyöhön Sowelluksen kanssa: “Sowellukselta on aina oltu erittäin avuliaita kaikessa. Joitain asioita olisi voinut hoitua jopa helpommin, jos emme olisi olleet niin omatoimisia ja olisimme vain kysyneet Sowellukselta apua. Aina on tarjottu apua ja on ollut mahdollista saada apua”, Sajama kertoo. Sajama suosittelisi LokiTimea mille tahansa yritykselle, joka on aikeissa vaihtaa avainhallintansa sähköiseen muotoon.
Asiakashyödyt
• Tarkka ja ajantasainen rekisteri kaikista avaimista ja toimipisteistä
• Yhtenäinen toimintamalli avainhallintaan
• Työajan ja kustannusten säästö
