Kirjaudu Case Turun yliopisto
Turun yliopisto digitalisoi avainhallinnan – LokiTime tuo tehokkuutta ja reaaliaikaisuutta tilapalveluihin
Turun yliopisto, yksi Suomen merkittävimmistä tiedeyliopistoista, on ottanut käyttöön LokiTime-avainhallintajärjestelmän osana tilapalveluidensa digitalisointia. Uudistus on tehostanut avainprosessien hallintaa, nopeuttanut palvelua ja vähentänyt manuaalista työtä, joka aiemmin kuormitti henkilöstöä päivittäisessä toiminnassa.
Vanhojen toimintamallien haasteet
Ennen LokiTimen käyttöönottoa avainhallinta hoidettiin perinteisesti manuaalisesti. Avainrekisterilomakkeet täytettiin paperille ja säilytettiin kassakaapeissa, mikä teki prosessista hidasta ja ajantasaisen tiedon hallinnasta haastavaa.
“Rekistereitä oli valtavasti, ja niiden käsittely vei paljon aikaa,” kertoo Juha Pottila, Turun yliopiston tilapalvelupäällikkö.
Paperiprosessien monimutkaisuus korostui erityisesti tilanteissa, joissa avaimia luovutettiin ja palautettiin eri yksiköiden välillä.
Digitaalinen ratkaisu vastasi tarpeeseen
Tarve kehittyneemmälle avainhallinnalle nousi esiin, kun yliopisto etsi tapoja säästää aikaa ja käyttää resursseja tehokkaammin. Digitalisaatio mahdollisti avainten reaaliaikaisen seurannan ja hallinnan ilman tilaa vieviä rekistereitä.
LokiTime valikoitui järjestelmäksi onnistuneen pilotointijakson perusteella, joka vastasi tarkasti yliopiston palvelutarpeita.
“Asiakaspalvelu on nopeutunut, resursseja tarvitaan vähemmän ja avainrekisteri on reaaliajassa,” – Juha Pottila, tilapalvelupäällikkö, Turun yliopisto
Helppo käyttöönotto ja konkreettiset hyödyt arjessa
LokiTimen käyttöönotto sujui Turun yliopistossa jouhevasti ja nopeasti. Järjestelmä otettiin käyttöön useissa palvelupisteissä, jotka hyödyntävät sitä päivittäin avainten luovutuksessa ja palautuksessa.
Reaaliaikainen seuranta ja digitaalinen hallinta ovat tehneet avainprosesseista huomattavasti tehokkaampia ja läpinäkyvämpiä. Henkilöstön työ on helpottunut ja asiakaspalvelu nopeutunut merkittävästi.
Sujuvaa yhteistyötä
Yhteistyö LokiTimen kanssa on ollut sujuvaa ja tukenut yliopiston digitalisaatiotavoitteita. Käyttäjiltä saatu palaute on ollut erittäin positiivista, ja järjestelmän helppokäyttöisyys on saanut kiitosta eri yksiköissä.
Turun yliopisto suosittelee LokiTimea erityisesti oppilaitoksille ja julkisen sektorin toimijoille, jotka haluavat modernisoida avainhallintansa ja tehostaa tilapalveluiden toimintaa.
