Case Vantaan Reserviläiset

Turvallinen ja hallittu varusteiden seuranta – Vantaan Reserviläiset luottavat LokiTimeen

Vantaan Reserviläiset ry on Vantaan alueella toimiva vapaaehtoisen maanpuolustustyön aktiivinen toimija, jonka tavoitteena on kehittää ja ylläpitää jäsentensä sotilaallisia tietoja ja taitoja. Toiminnan kasvaessa avain- ja varustehallinnan manuaaliset käytännöt alkoivat kuitenkin rajoittaa arjen sujuvuutta. Digitaalinen ratkaisu tuli tarpeeseen, ja LokiTime toi yhdistykselle selkeyttä, varmuutta ja merkittävästi tehokkaammat prosessit.

Manuaaliset käytännöt toivat epävarmuutta

Ennen LokiTimen käyttöönottoa Vantaan Reserviläiset ry hallinnoi avaimia ja varusteita paperisten kirjanpitojen sekä pilvipohjaisten Excel-taulukoiden avulla. Käytännöt olivat hajanaisia, eikä kaikista luovutuksista ja palautuksista aina jäänyt luotettavaa jälkeä.

“Vanhoissa paperisissa sopimuksissa oli puutteita – kaikki luovutettavat esineet eivät olleet koskaan kirjattuja,” kertoo yhdistyksen puheenjohtaja Aleksi Lahdenmäki.

Tilanne aiheutti epävarmuutta erityisesti luvanvaraisten varusteiden ja avainten osalta, joissa ajantasainen tieto on kriittistä.

Luotettava digitaalinen ratkaisu vastasi tarpeeseen

Yhdistys etsi ratkaisua, joka tekisi lainausprosessista aidosti digitaalisen ja varmistaisi, että sekä luovutuksista että palautuksista jää aina selkeä merkintä. Hallitus kokeili useita yleiskäyttöisiä työkaluja, kuten Googlen ja Microsoftin ratkaisuja, mutta ne eivät vastanneet käytännön tarpeisiin.

LokiTime erottui edukseen selkeällä käyttöliittymällään ja mobiiliystävällisyydellään. Lisäksi yhdistykselle oli tärkeää, että järjestelmän taustalla on luotettava ja vaatimukset täyttävä toimija: LokiTime Oy on rekisteröity NATO-toimittajaksi ja sillä on NCAGE-yritystunnus, mikä tukee sen soveltuvuutta myös turvallisuuskriittisiin ja luvanvaraisiin toimintaympäristöihin.

“Käyttöönotto oli sujuvaa ja hoitui alle 500 esineelle muutamassa tunnissa. Järjestelmän helppokäyttöisyys oli suuri etu kaikille käyttäjille,” Lahdenmäki kertoo.

“LokiTime on täyttänyt kaikki odotukset ja tekee lainauksista nopeampia ja tarkempia.” – Aleksi Lahdenmäki, puheenjohtaja / Vantaan Reserviläiset ry

Selkeyttä ja mielenrauhaa arkeen

Tänään LokiTime toimii Vantaan Reserviläisten arjessa paljon laajempana työkaluna kuin pelkkänä avainhallintajärjestelmänä. Sen avulla hallinnoidaan avaimia, kulkutunnisteita sekä luvanvaraisia varusteita. Käyttäjillä on aina ajantasainen näkymä siihen, mitä on lainassa ja kenellä.

Raportit ovat helposti saatavilla lähes päivittäin, mikä tukee yhdistyksen suunnittelua ja päätöksentekoa. Digitaalinen hallinta on tuonut toimintaan varmuutta ja vähentänyt manuaalista selvitystyötä.

“LokiTime on täyttänyt kaikki odotukset ja tekee lainauksista nopeampia ja tarkempia,” Lahdenmäki summaa.

Sujuvaa yhteistyötä ja katse tulevaan

Yhteistyö LokiTimen kanssa on ollut mutkatonta, ja järjestelmä on osoittautunut luotettavaksi osaksi yhdistyksen toimintaa. Erityisesti vapaaehtoistoiminnassa mielenrauha ja selkeä vastuunjako ovat ratkaisevia tekijöitä.

“Omistajista paistaa ylpeys omasta tuotteestaan, mikä on hyvä asia,” Lahdenmäki toteaa.

Vantaan Reserviläiset ry suosittelee LokiTimea kaikille yrityksille ja yhteisöille, joiden toimintaan liittyy paljon avaimia, varusteita tai muuta lainattavaa kalustoa – erityisesti silloin, kun vaatimuksena on tehokas, turvallinen ja luotettava hallinta.